Facturar electrónicamente con software propio

Para tener en cuenta:

Responsabilidad en la Aprobación de Facturas por la DIAN

Estimado usuario,

Es fundamental que tenga en cuenta que la responsabilidad de que las facturas electrónicas sean aprobadas por la DIAN recae en cada negocio. Aunque nuestro sistema está diseñado para enviar automáticamente las facturas electrónicas generadas a la DIAN, pueden presentarse situaciones que impidan su aprobación, tales como:

1. Facturas rechazadas: Pueden ocurrir debido a errores en los datos ingresados o inconsistencias en la configuración de la factura.
2. Facturas no enviadas: Estas situaciones suelen generarse por intermitencias en los servicios de la DIAN, lo que ocasiona que las facturas queden en cola de envío.

Validación Diaria de Facturas:
Recomendamos a todos nuestros usuarios realizar una validación diaria del estado de sus facturas electrónicas para garantizar que hayan sido aprobadas por la DIAN. Esto es esencial para evitar inconvenientes relacionados con el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Validación de Rangos de Numeración y Fechas de Vencimiento de las Resoluciones DIAN:
Es importante que cada negocio verifique cuidadosamente los rangos de numeración y las fechas de vencimiento de las resoluciones generadas en la DIAN. Aunque el sistema muestra un mensaje de aviso cuando estas están próximas a vencer, si se omite este aviso, el sistema continuará permitiendo la facturación. La correcta configuración y supervisión de estos aspectos es una responsabilidad directa del negocio.

En caso de encontrar facturas rechazadas, vencidas o pendientes de envío, el sistema permite realizar el reenvío de forma automática o manual, según sea necesario.

Proceso

A continuación te explicamos cómo crear tus facturas electrónicas o pos electrónicas  en Vendty y cómo las puedes ver y reenviar.

Si necesitas empezar a facturar electrónicamente o pos electronico y no conoces el proceso, puedes comenzar revisando el primer paso para facturar con Vendty, aquí

Recuerda que primero debe estar bien configurada la información en tu almacén, lo puedes verificar o hacer siguiendo estos pasos.

Ten en la cuenta que es importante solicitar los siguientes documentos a los clientes que pidan la factura electrónica, antes de empezar a facturar.

• Cuando el cliente sea Persona Natural se debe pedir: RUT y fotocopia de la cédula.
• Cuando el cliente sea Persona Jurídica se debe pedir RUT, fotocopia de la cédula del representante legal y copia del documento de la cámara de comercio.

1. Crea tu factura

Ahora sí... lo primero para facturar es agregar o crear un cliente a la factura, luego se seleccionan los productos con normalidad.

Al momento de pagar se debe activar (color verde) el botón de facturación electrónica o pos electrónico, depende cuál tengas seleccionada por defecto. Si este no se activa, la factura no se creará.

2. ¿Dónde puedo ver la factura?

Si al momento de crear el cliente se agregó el correo electrónico del mismo, la factura le llegará al correo en dos formatos: XML y PDF.

Como empresa puedes ver en el histórico de ventas las dos opciones, facturas electrónicas o Pos electrónico. La información de la factura se vera así:

3. ¿Cómo se si la factura pasó?

El consecutivo de la Factura estará sombreado de diferentes colores según su estado:

- Sin color: No ha pasado a la DIAN y debe reenviarla.

Debe dar clic en el ícono seleccionado para volver a enviar a la DIAN.

- Verde: La factura ha sido aprobada por la DIAN.

Al dar clic en el segundo ícono de la impresora mostrará el pdf de la factura electrónica y se mostrará asi:

- Rojo: Si queda sombrado en rojo es porque la DIAN no lo aceptó y deben dar clic en el segundo ícono de la impresora y podrá consultar el motivo del error.

Al dar clic saldrá de esta manera: